Continue leren en verbeteren

Om de medewerkers mee te nemen in de verbetercyclus, is geïnvesteerd in de trainingen Yellow Belt en Green Belt, gericht op het inzetten tools en PDCA verbeteren, waarbij de Klantwaarde de hoofdpijler is. Concreet betekent dit, dat we totaal binnen Joris Zorg 27 Yellow Belts en 13 Green Belts hebben opgeleid. 
De ervaren opbrengst is te vinden in de dagelijkse samenwerking, herkennen van eigenaarschap en stakeholders, bewustwording van PDCA denken en werken, en de ontstane feedbackcultuur. De halfjaarlijkse terugkom-momenten van alle opgeleide belts zorgt ervoor het geleerde geborgd wordt. De opzet voor een Toolbox op Joris Familie is aanleg wat mede bijdraagt aan de borging.

De verbetertrajecten vinden plaats op afdeling-, locatie- en organisatieniveau waarbij effectieve (keten)processen en de vraagcultuur/gedrag tot stand komen. Hiervoor zijn de beoogde technieken en tool goed ingebed in alle lagen van Joris. Op teamniveau vindt op alle locaties de dagstart plaats, op afdeling/locatie niveau vindt de Keek op de Week plaats met de teamleiders en op MT-niveau vindt de Keek op de Maand plaats. De vertaling van de strategische doelen naar teamdoelen en het proactief bijsturen daarvan komt goed tot stand.  

De gewenste coaching binnen alle organisatielagen wordt geboden door de interne Black Belt/Lean coach en waar nodig, met extra ondersteuning door Verbeta (voorheen Lean@Verbeten). De coaching en doorontwikkeling op team- en locatieniveau wordt geborgd door de interne Lean coach binnen de afgesproken kaders. Het principe “Coach de coach” heeft geleid tot het vergroten van het uitdragen van de Lean filosofie.

Sterk in je werk gesprekken

Joris Zorg hecht er veel waarde aan dat medewerkers met gemak en plezier langdurig inzetbaar zijn en blijven. Dat gaat niet vanzelf, het is goed om het daar regelmatig met elkaar over te hebben. Dat kan op verschillende momenten en manieren en één daarvan is dat met iedere medewerker jaarlijks een “sterk in je werk” gesprek gevoerd wordt. De basis voor deze jaarlijks terugkerende gesprekken zijn: Onze kernwaarden, de functiebeschrijvingen en “Het Huis van Werkvermogen”. Deze kunnen gebruikt worden bij de voorbereiding van het gesprek en als leidraad tijdens het gesprek. De trends die voortkomen uit de gesprekken worden meegenomen in de verdere ontwikkeling van het beleid Duurzame Inzetbaarheid en het opleidingsjaarplan.

Uitkomsten MTO

In 2024 heeft er een medewerkerstevredenheidsonderzoek van Effectory plaatsgevonden onder alle teams. Hierin is extra aandacht besteed aan psychosociale arbeidsbelasting. De respons van het MTO bedroeg 68%. De respons van het vorige MTO bedroeg 59%.  De uitkomsten zijn in de teams besproken en hier is per team een plan aanpak gemaakt. De uitwerking hiervan krijgt periodiek de aandacht in het teamoverleg totdat de knelpunten zijn opgelost c.q. tot een (voor het team) acceptabel niveau zijn teruggebracht.

Regiegroep kwaliteit

Vanaf 2020 werkt Joris Zorg met een regiegroep kwaliteit. Deze is in het leven geroepen om te zorgen voor meer verbinding tussen alle algemene ontwikkelingen en (implementatie-)trajecten op het gebied van kwaliteit en veiligheid van zorg. De regiegroep kwaliteit bewaakt de kwaliteit van zorg in de organisatie, en stimuleert het vergroten hiervan. Zij legt de verbinding tussen alle kwaliteitsonderwerpen, monitort op de KPI's en de borging en zorgt ervoor dat teams zich ondersteund voelen in de praktijk, daarnaast pakt zij gevraagd en ongevraagd onderwerpen op.  De regiegroep bestaat uit een manager, regieverpleegkundigen, medewerker Joris Advies, specialist ouderen geneeskunde en beleidsadviseurs.  De regiegroep kwaliteit werkt met een jaarplan. Het jaarplan komt tot stand met input van de commissies (ECD, Geneesmiddelen, IPC, MIC, Wzd, Gedragsondersteuning) en met input van verschillende medewerkers zoals de regie- en coördinerend verpleegkundigen. 

Vanuit de regiegroep zit er altijd een lid in een commissie. Op deze wijze is geborgd dat alle informatie vanuit commissies naar de regiegroep gaan en vice versa.

De commissies hebben ieder een eigen overlegschema. De jaardoelen worden hier besproken, gemonitord en adviezen gegeven voor het behalen van de (jaar)doelen. Er is structureel een terugkoppeling met betrekking tot de stand van zaken in de regiegroep kwaliteit. 

Tevens zijn er maandelijks vakinhoudelijke overleggen van coördinerend- en regieverpleegkundigen of operationeel overleg waarbij ook teamleiders en managers aanwezig zijn. Hierbij sluit de regiegroep regelmatig aan op onderwerp (o.a.: IPC, MIC, ECD, Wzd), zowel op vraag, als ongevraagd om informatie te delen en/of op te halen. Op deze manier wordt Joris-breed op een uniforme manier aan de kwaliteit van zorg gewerkt.  

In de regiegroep is ook aandacht voor de interne audits. 

• In 2024 hebben er drie audits plaatsgevonden op medicatieveiligheid. Wat hieruit naar voren is gekomen is dat het grootste struikelblok wijzigingen en medicatie voor nieuwe bewoners is. Dit is een groter onderwerp dat nu op het jaarplan van de geneesmiddelencommissie voor 2025 staat. Het leren van elkaar werd als grote meerwaarde gezien en het op deze manier even anders naar de eigen werkwijze kijken.  
• Rondom ECD zijn dit jaar twee audits geweest. Eén keer door de contactverzorgenden bij elkaar en één keer door de coördinerend verpleegkundigen. Hieruit kwam begin 2023 de behoefte om meer te gaan standaardiseren naar voren, dit is in 2024 voor de doelen gerealiseerd (bijvoorbeeld geaccepteerd valrisico). Sommige onderwerpen komen bij vrijwel iedereen terug en is voor alle medewerkers een zoektocht, de opvallendste is het goed omschrijven van het geaccepteerd valrisico. Voor 2025 ligt de aandacht op het rapporteren en het nog verder kijken wat gestandaardiseerd kan worden om de medewerker nog meer te ondersteunen met extra aandacht voor de nachtdienst. 
• N.a.v. de audits rondom ECD en dossieronderzoek na meldingen incidenten hebben de beleidsadviseurs in 2024 in ieder team aan de contactverzorgenden en coördinerend verpleegkundige een presentatie met uitleg gegeven m.b.t. aandachtpunten in het zorgplan van bewoners. Door deze aandachtspunten met de contactverzorgenden te bespreken (degene die verantwoordelijk zijn voor de zorgplannen) was er al snel positief resultaat zichtbaar in de zorgplannen. Dit gaan we in 2025 herhalen.
• In 2024 is er door de IPC in beeld gebracht wat (terugkerende) verbeterpunten zijn uit de audits hygiëne. Hier is een plan van aanpak op gemaakt, dat meerdere keren besproken is in het operationeel overleg. Afspraak is dat het onderwerp hygiëne ook in 2025 met regelmaat op de agenda komt van het vakinhoudelijk overleg (met coördinerend verpleegkundigen en regieverpleegkundigen, zodat de coördinerend verpleegkundigen meer kennis over dit onderwerp kunnen overdragen aan het team).
• Begin 2024 heeft de (laatste) verplichte meting basisindicatoren plaatsgevonden, waarbij de coördinerend verpleegkundigen een kleine audit op deze onderwerpen bij elk team gehouden hebben. 

Resultaat: 
De regiegroep volgt ontwikkelingen binnen commissies en projecten op het gebied van kwaliteit van zorg op de voet.
Zo is de ECD-commissie in 2024 bezig geweest om de SOEP-methode in alle teams te implementeren en de contactverzorgende ondersteuning te bieden in het opstellen van de zorgplannen door het gebruik van standaardisaties. 

Met betrekking tot de Wet zorg en dwang is er extra aandacht geweest met het tijdig opvolgen van maatregelen die vallen onder onvrijwillige zorg door tijdige en juiste registratie en rapportage (dit wordt gemeten via de kwaliteitsmonitor).

Vanuit de MIC zijn er, met betrekking tot de medewerker gebonden medicatie incidenten, een aantal verbeteracties uitgezet die helpend zijn om de kwaliteit van analyses te verbeteren en meer bewustwording te creëren bij medewerkers (wat resulteert in minder individuele fouten). In 2025 wordt er gemonitord of de ingezette acties het gewenste resultaat laten zien. 

Meldcultuur, leren van incidenten

Joris Zorg wil dat cliënten goede zorg krijgen. En dat medewerkers met een goed gevoel hun werk kunnen doen. Maar waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt.

Joris Zorg ervaart een open meldcultuur in de organisatie. Dat wil zeggen dat de medewerker laagdrempelig een incident of een gevaarlijke situatie kunnen melden zonder daarbij in een verwijtende sfeer terecht te komen. Het is bedoeld om een volgende keer vermijdbaarheid te creëren. Dit kan alleen ontstaan indien er geleerd wordt van incidenten en er ruimte geboden en genomen wordt om structureel tijd te besteden aan het analyseren van incidenten. Verbetering van de kwaliteit van zorg zit vaak niet in grote dingen maar in een optelsom van kleine interventies.

Het analyseren, leren en verbeteren naar aanleiding van de incidenten zijn belangrijke stappen. Dit leidt op cliëntniveau tot aanpassingen in het zorgplan, op teamniveau tot verbetermaatregelen en op organisatieniveau tot aanpassingen van beleid. 

Joris Zorg heeft een MIC-commissie die ieder kwartaal bij elkaar komt, monitort en adviezen geeft m.b.t. bovenstaande. 

In 2025 wil Joris Zorg het analyseren en opvolgen van incidenten dichter bij de teams brengen. De beleidsadviseurs hebben in 2024 een start gemaakt met een onderzoek en zullen in 2025 dit verder uitwerken en bespreken in Managementteam (MT). Afhankelijk van het besluit MT wordt het onderzoek uitgewerkt in een plan van aanpak en implementatieplan. 

Bevorderen van gewenst gedrag

Als vervolg op het MTO in 2024 is in 2025 een start gemaakt met het project ‘Gewenst gedrag’. Het doel is dat iedereen binnen Joris Zorg kan werken in een professionele en veilige werkomgeving. Een positief werkklimaat, goede omgangsvormen en een aanspreekcultuur zijn daarbij essentieel. Wat we hieronder verstaan gaan we vastleggen in een gedragscode. Er zijn kaders geformuleerd over wat we verstaan onder gewenst gedrag. Vooraf aan de uitrol in de organisatie, worden deze getoetst bij de verschillende overleggen en vertegenwoordigers van de medewerkers. Zodra hierover overeenstemming is, wordt de gedragscode besproken in de teams m.b.v. verschillende werkvormen.  De reeds bestaande regelingen en afspraken worden waar nodig geactualiseerd aan de hand van de gedragscode. 

Safety Huddle

Als methode vanuit continu verbeteren houdt het managementteam wekelijks een Safety Huddle waarin mogelijke veiligheidsrisico’s worden besproken. Hier vindt ook de overdracht van de calamiteitendienst plaats. In een kwartier wordt proactief gekeken naar actiepunten om problemen te voorkomen. Het doel is efficiënt informatie uitwisselen over alle locaties en afdelingen heen. De methode stimuleert continu verbeteren, veiligheid en een open cultuur om risico’s aan te kaarten. 

Tekst laatst gewijzigd: 26-3-20258